参加一个大型展会活动，对参展方的组织性、条理性是一个很大的挑战。大的方面，好的活动主题会给展会增色不少，小的方面需要考虑得尽可能周详，因为往往一个细节就能决定活动的成败。
贝塔斯曼作为一个国际性的大公司，参加或者举办的任何一个展会、新闻发布会，都有其一套的应对战略，在体现专业品质的同时，也充分展现出创意。而且最重要的一点，活动的成功是离不开团队协作的，也就是贝塔斯曼所讲的TEAMWORK（团队工作）。
一般情况下，贝塔斯曼一旦决定参加一个展会，作为活动的组织部门公关部会就活动的主题、形式、分工等拟定一个初步的计划，并第一时间组织所有涉及的部门开一次“头脑风暴”的碰头会，对活动的主题、活动的形式、活动的组织进行讨论，落实每一个部门的主要工作职责和内容，关键是确定一个工作时间表。一旦离开会议室，所有的部门会严格按照时间表来策划、组织相应的工作。比如：公关部会落实活动的主题、宣传计划、活动的内容、展台以及宣传资料的设计，书友会市场部会制定相应的市场行销措施并开展相应的设计和宣传，书友会编辑部会对参展图书的选择、相应活动的支持等等方面进行支持，物流环节也会根据时间表做出相应的物流支持……每个部门都严守时间表做好自己工作，并积极与其他部门沟通合作。
参加一个展会，离不了两个目的，一个是公司形象的展示，一个就是营销目的。对于形象展示，贝塔斯曼从几个方面体现，第一就是展览活动的主题定位，可以结合公司的发展或者历史，如去年BIBF的“贝塔斯曼十年中国路”，也可以结合公众生活，如在去年上海书展上，贝塔斯曼结合政府倡导的“和谐生活”的主题定位为“倡导阅读共创和谐生活”等等。
第二就是活动的形式展示，类似充满文化气息的贝塔斯曼“蓝色沙发”活动，邀请文化界的众多名人与公众分享阅读、探讨阅读可以提升公众以及公司的品位。
第三就是展台的设计，非常突出对于公司LOGO的体现。体现出公司大方、简洁、充满创意等特色，在标准色的运用、与活动主体的结合、与阅读图书的结合方面都需要全面考虑，如设计一个蓝色的翻开图书的展台，就可以充分联系图书以及公司标准用色，也非常吸引公众的注意力。
贝塔斯曼认为的理想的展位，一是要充分体现公司的形象；二是要凸现活动的主题；三是要有创意的亮点。去年BIBF上展示了贝塔斯曼全球特选图书就很好地契合了贝塔斯曼的发展，在颜色以及空间上也大胆充分地运用，如采用贝塔斯曼LOGO色中的橘红色设计展台非常地抓人眼球，而大幅吊旗展现公司LOGO，同时也可以充分利用空间。创意不一而足，但都是严格遵循公司的ＣＩ展示规范。
如何突出自己形象做营销呢，贝塔斯曼首先做的就是分析贝塔斯曼参加展会的目标群体，他们的专业背景、年龄层次、区域的阅读喜好等等，特别选择图书，制定一系列参与性强的营销活动。
如对于去年上海的书展，是面对公众展开的，以吸引公众了解图书购买图书为主，贝塔斯曼就策划了特定时段里“××元购买一袋图书”的活动，引发购买热潮以及公众的关注；而在参加今年的深圳车展上，因为面对的是白领等购买能力强、受教育程度高的商务人事，贝塔斯曼在选书以及策划的营销活动上也体现了很强的针对性。有意思的是，不论是展会，还是其他活动，其实每次贝塔斯曼书友会所想到的并不是如何脱颖而出，但是结果总有“抱怨”说活动太抢眼了。
贝塔斯曼书友会参加展会不同于出版社，通常以营销和活动为主。活动现场管理中，要保证人气同时也要有序安全。前期的分工准备，责任到人就非常重要。所有这些的考虑，都是在对于公司充分了解、对于市场充分分析的前提下做出的。
依照参会前所计划的最终目标，就是对活动的评估标准，从媒体公众关注、活动现场情况、营销情况等等方面，贝塔斯曼都会作一个会后总结。有则改进，无则加勉。
每年书展，贝塔斯曼展台的蓝色沙发秀总是最热闹的一角。让人佩服的是，持续多年的活动形式总能创造不同的话题，所以这种形式不仅依然具有吸引力，而且已经成为一种品牌力量。书展上的蓝色沙发与贝塔斯曼的品牌结合在一起，其中的坚持与创新，对细节的控制与把握，值得营销人细细品味。
精彩细节：贝塔斯曼参会提示
１．与参展组织方确定参展，并对展台大小、位置、环境进行充分沟通，有允许的情况下，尽可能和展台设计供应商一同去现场观看场地。
２．确定活动的主题、选书、现场的活动，并制定的相应的媒体等宣传计划。
３．对展台的设计、搭建进行跟踪，充分考虑形象体现以及活动内容对场地的需要等。
４．对选书、陈列规划等进行规划。
５．根据活动的内容进行相关设计、制作以及相应资源、物品的准备。
６．对所有涉及到的物品的物流时间的监督以及执行。
７．现场工作人员的分工以及活动现场的控制，从活动环节到责任人进行严密的计划以及执行。
８．活动后的总结。
